Een factuur versturen. Elke webwinkelier kan hier mee te maken krijgen. Maar wanneer ben je nou verplicht om een factuur te sturen, en aan welke eisen moet deze voldoen? Wanneer verstuur je de factuur? Bij de orderbevestiging, of pas achteraf? Allemaal relevante vragen die ik graag beantwoord zie. Op ontdekkingstocht dus.

Wie zijn verplicht te factureren?

De belastingdienst legt het gelukkig uit op de pagina ‘Wie zijn verplicht te factureren‘.

U maakt een factuur op voor alle goederen en diensten die u levert aan andere ondernemers. Ook rechtspersonen die geen ondernemer zijn (ook buitenlandse), stuurt u een factuur. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn: verenigingen en stichtingen.

Verkoopt u goederen of diensten aan particulieren? Dan bent u niet verplicht een factuur uit te reiken…

Lever je als webwinkel dus aan ondernemers en/of rechtspersonen, dan zul je moeten factureren. Lever je alleen goederen aan particulieren, dan hoeft dit niet. Neem wel even notie van de uitzonderingen op de eerder benoemde pagina van de belastingdienst!

Factuureisen

Ook dit heeft de belastingdienst keurig uitgelegd, zie de pagina ‘Factuureisen‘.

  • uw volledige naam en die van uw afnemer
    U vermeldt de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Bij fiscale eenheden is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur staat.
  • uw volledige adres en dat van uw afnemer
    U vermeldt het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  • uw btw-nummer
    Bij fiscale eenheden is dat het btw-nummer van het onderdeel dat de prestatie levert.
  • uw KvK-nummer
  • de datum waarop de factuur is uitgereikt
  • een uniek volgnummer
  • een omschrijving van de goederen of diensten die u hebt geleverd
  • het aantal geleverde goederen of diensten
  • de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling
  • het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
    Levert u prestaties met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Neem daarnaast de eenheidsprijs op, als dit van toepassing is.
  • het btw-tarief dat u in rekening brengt
  • het btw-bedrag

Deze spreken allemaal aardig voor zich, behalve onderstaande.

de datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling

Het is niet ongewoon dat een webwinkelier, ongeacht de betaalwijze, pas een order verstuurd zodra de betaling binnen is. Uiteindelijk kwam ik dus tot de conclusie dat we in die situatie altijd met een (volledige) vooruitbetaling te maken hebben. Als een klant echter kiest voor de betaalwijze per bankoverschrijving, dan is de datum van vooruitbetaling uiteraard nog onbekend. Dit zou dus ook inhouden dat het niet mogelijk is als webwinkel de factuur reeds bij de orderbevestiging mee te sturen. Dat blijkt (gelukkig) niet juist te zijn.

Het antwoord krijg ik op een thread die ik gestart ben op Higherlevel: ‘Wanneer (welk moment) factureren in geval van webwinkel?‘.

Soms is het handig om gewoon even op de wettekst terug te vallen:

34g. De factuur wordt uitgereikt uiterlijk op de vijftiende dag van de maand volgende op die waarin de goederenlevering of de dienst is verricht. In geval van vooruitbetalingen als bedoeld in artikel 34c, eerste lidartikel 34c, eerste lid, onderdelen d en e, moet de factuur telkens worden uitgereikt vóór het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan.

Artikel 35a
1 Op de factuur zijn de volgende vermeldingen verplicht:
a. de datum van uitreiking van de factuur;
(…)
g. de datum waarop de goederenlevering of de dienst heeft plaatsgevonden of voltooid is of de datum waarop de in artikel 34c, eerste lidartikel 34c, eerste lid, onderdelen d en e, bedoelde vooruitbetaling is gedaan, voor zover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur; (…)

De wet bepaalt geen vaste uitreikingsdatum, slechts een uiterste datum. Eerder mag dus ook, maar het kan wel de verschuldigdheid van de btw (en het moment van teruggaaf voor de afnemer) beïnvloeden. Het gaat hier om een vooruitbetaling, waarbij de datum nog niet is vastgesteld danwel niet verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur, dus hoeft die datum niet te worden vermeld.

En ook WikiPedia geeft in hun artikel over de factuur aan:

De factuur kan verzonden worden voorafgaand of na de feitelijke levering. Is het eerste het geval dan spreekt men van voorfactureren, in het tweede geval van nafactureren.

Er kan bij vooruitbetalingen echter ook gekozen worden een pro-forma factuur volgens WikiPedia:

De pro-formafactuur wordt vaak, voordat een en ander geleverd wordt, gebruikt bij vooruitbetalingen, waarna de afrekening gebeurt middels de factuur.

Maar als ik weer terugval op de wettekst, dan is een pro-forma factuur helemaal niet mogeijk bij vooruitbetalingen. In artikel 34g staat immers:

In geval van vooruitbetalingen als bedoeld in artikel 34c, eerste lid, onderdelen d en e, moet de factuur telkens worden uitgereikt vóór het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan.

De uitleg van deze wettekst over vooruitbetalingen is in normaal Nederlands als volgt:

Bij vooruitbetaling moet je een factuur uitreiken vóór de uiterste betalingstermijn.

Komen wij dus overeen dat ik vóór 1 december bedrag X moet hebben (aan)betaald, dan moet jij mij
vóór 1 december een factuur sturen voor deze vooruitbetaling, die op 1 december opeisbaar (= invorderbaar ) wordt.

Digitaal factureren

We hadden het reeds over het meesturen van de factuur bij de orderbevestiging. Dit is echter om een andere reden niet vanzelfsprekend. De afnemer moet namelijk akkoord gaan met de digitale factuur. Dit kan op meerdere manieren. Vooraf overleggen is een mogelijkheid. Ook kun je gewoon de factuur versturen, en bij betaling kun je er vervolgens vanuit gaan dat de klant akkoord is met het ontvangen van digitale facturen.

Ondernemer in Business adviseert het op te nemen in de algemene voorwaarden, waar de winkelende klant mee akkoord gaat alvorens de order te plaatsen. Zie het artikel ‘Elektronische factuur: voordelen en voorwaarden‘.

Benoem digitalisering in algemene voorwaarden: Nog voordat de factuur de deur uit is gegaan, moet de klant akkoord zijn gegaan met de algemene voorwaarden. Wanneer je besluit (enkel) digitaal te factureren, moet je dat in de voorwaarden opnemen zodat de klant hier vooraf kennis van kan nemen.

In mijn voorwaarden van WS Internet Services heeft de firma VeiligDoen op mijn verzoek en na hun beoordeling van bovenstaande uitleg een extra alinea opgenomen onder het kopje ‘Betalen’:

WS Internet Services is gerechtigd de factuur aan de Opdrachtgever digitaal te versturen.

Automatisch facturen in je WordPress/WooCommerce webwinkel

Ben je het zat om voor elke bestelling zelf een factuur op te maken, en maak je gebruik van de WordPress plugin WooCommerce om je webwinkel draaiende te houden? Dan kan ik je gratis plugin WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips van het WP Overnight team van harte aanbevelen. Naast het feit dat je in staat bent om je eigen templates te maken voor de facturen kun je op hun website als aanvulling op de gratis plugin ook nog Premium templates vinden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *