Dit is niet het zoveelste artikel dat je uitlegt hoe je een automatisch antwoord kunt verzenden als je even een dag niet aanwezig bent of heerlijk weg bent vanwege vakantie. Die functie is standaard in Gmail aanwezig maar erg beperkt omdat die e-mail standaard naar iedereen wordt verstuurd.
Gmail gebruik ik als inbox voor al mijn e-mailadressen gelinkt aan diverse websites. Ik wil dat voor twee van deze e-mailadressen automatisch een antwoord verstuurd wordt, vandaar dit artikel hoe je in Gmail autoresponder e-mails maakt. Helaas heeft onderstaande methode ook wel wat nadelen. Help jij met de mogelijke oplossing?
Stap 1: ga naar Gmail instellingen
Klik vanuit je Gmail desktop omgeving op het tandwieltje en vervolgens op ‘Instellingen’.
Stap 2: activeer de functie Standaardantwoorden
Je klikt op het tabblad ‘Labs’ en kijkt zoekt onder ‘Beschikbare Labs’ naar de functie ‘Standaardantwoorden’. Vink vervolgens het keuzerondje ‘Inschakelen’ aan, je bent nu al een heel eind onderweg om Gmail te veranderen naar een professionele autoresponder!
Stap 3: maak de autoresponder e-mail
De e-mail die je daadwerkelijk automatisch wilt versturen maak je net als een gewone e-mail. Als je daarmee klaar bent klik je rechts onderin op het pijltje dat naar beneden wijst, dit is het pijltje voor ‘Meer opties’. Klik vervolgens in dat menu op ‘Standaardantwoorden’ en dan op ‘Nieuw standaardantwoord…’ onder ‘Opslaan’. Je hebt zojuist je autoresponder e-mail gemaakt en opgeslagen.
Stap 4: filter instellen welke e-mails een autoreply krijgen
Nu je een e-mail template hebt gemaakt die je als autoresponder wilt gebruiken, is het tijd om in Gmail in te stellen wanneer die autoresponder e-mail verstuurd moet worden, dit doen we door een filter te maken.
Bovenin Gmail heb je een zoekbalk met rechts in die zoekbalk weer een pijltje naar beneden voor ‘Zoekopties weergeven’, klik op het pijltje.
Er opent zich een menu waarmee je op eenvoudig e-mails kunt zoeken. Ik wil dat iedereen die mij een e-mail stuurt op info@bedrijfsnaam.nl de autoresponder e-mail ontvangt. Ik vermeld dan ook dat e-mailadres in het veld ‘Aan’.
In plaats van deze emails te zoeken, ga ik dit nu instellen als filter. Rechts onderin hetzelfde menu is nu de link ‘Filter maken met deze zoekopdracht’ blauw geworden, klik op die link.
In het vervolgscherm krijg je diverse mogelijkheden om aan te vinken, om de autoresponder e-mail te laten verzenden zet je een vinkje bij de optie ‘Standaard antwoord verzenden:’ en vergeet niet de juiste autoresponder template te kiezen die je zojuist hebt gemaakt en opgeslagen in stap 3.
Tot slot klik je op de blauwe knop ‘Filter maken’. Iedereen die nu een e-mail stuurt naar info@bedrijfsnaam.nl ontvangt nu een automatisch antwoord van jou!
De nadelen van Google Labs functie Automatische antwoorden
Je moet er sowieso rekening mee houden dat Automatische antwoorden momenteel nog steeds een Google Labs functie is, en dus expirementeel. Het is dus niet zeker dat dit ooit een standaardmogelijkheid in Gmail gaat worden en kan dus ook verdwijnen!
Ook op de werking van Automatische antwoorden zelf is wel een en ander aan te merken. In het geval van het voorbeeld in dit artikel wil ik dat als mensen een mail sturen naar info@bedrijfsnaam.nl en een automatisch antwoord van mij krijgen, ditzelfde e-mailadres ook als afzender zien en als afzendernaam bijvoorbeeld BedrijfsNaam.nl. Dat is helaas niet mogelijk. De ontvanger van de automatische e-mail ziet mijn normale (persoonlijke) Gmail naam als afzendernaam en een speciaal e-mailadres aangemaakt door Automatische antwoorden. Zie onderstaande afbeelding.
Er wordt al vanaf 2010 gevraagd om dit te veranderen, zie bijvoorbeeld de vraag Canned Response & Auto Reply Filter = changed Email Address???.
Er is misschien nog een andere mogelijkheid door gebruik te maken van https://script.google.com/. Werkende voorbeelden worden gegeven bij de vraag Is there a way to avoid “+canned.response” in the email address using Gmail’s canned response feature.
Ik ben niet handig genoeg om die oplossing volledig te begrijpen. Wie is dat wel? Ik kijk er graag samen met jou naar zodat we van dit artikel de ultieme gids kunnen maken hoe je autoresponder e-mails kunt opzetten in Gmail.
Ik lijk te vroeg geroepen te hebben!
Ik heb de 10e alle doorstuurfuncties uitgeschakeld en dat lijkt gewerkt te hebben want de laatste automatisch beantwoordde berichten zijn van 10 december zie ik nu. Daarna niets meer.
Toch wel raar dat Gmail dit automatisch “aan” heeft staan. Ik heb het zeer zeker niet zo ingesteld.
Gr.
Hi Willem-Siebe,
Sinds kort beantwoord GMail berichten uit mijn inbox automatisch. Ik bedoel dat ik in mijn map “verzonden” berichten mails als reply op ontvangen berichten zie staan. Het zijn verder lege berichten, maar de ontvanger krijgt deze wel te zien en mijn outbox raakt bevuild! Ik heb recentelijk niets anders gedaan dan van een macbook overgegaan op een windows laptop. Ook heb ik een tweede gmail e-mail account aangemaakt. Deze heb ik niet aan oude account gekoppeld. Ik weet niet hoe ik kan stoppen dat deze berichten worden beantwoord. Ik heb alle mogelijkheden van “doorsturen” uitgeschakeld. Dit lijkt mij niet iets dat je “per ongeluk” inschakelt?! Ik heb eerder niet geprobeerd om berichten door te sturen of automatisch te beantwoorden; heb hier geen behoefte aan! Ik heb me suf gezocht op het net naar een oplossing maar niet kunnen vinden. Is dit iets waarbij jij kunt helpen? 🙂
Hier was ik naar op zoek. Handig 🙂
Beste Willem-Siebe,
Ik wil graag dat iedereen die mij via Cc of Bcc mailt een auto-reply krijgt, kan dat?
Hoi Willem-Siebe 🙂 supertip, ben het aan het uitproberen! Vraagje: ik heb nu 2 filters aangemaakt, één met trefwoorden in de titel en één met dezelfde trefwoorden in de tekst. Ik heb de trefwoorden zonder leesteken er in gezet (dus geen punt of komma ertussen) …. werkt dat? Of moet ik er iets tussen zetten?
Dank alvast!
Beste Willem-Siebe,
ik heb alle stappen doorlopen maar krijg een fout in het adresveld, het bounct. Het standaardantwoord wordt verzonden, maar aan een vreemd adres, bijv:
3bsy-VxAKDMUolytpw.mppnvxly3lyoly4p.mprrAu.lyoly4prxltw.nzx@doclist.bounces.google.com
Ik heb bovenstaande geprobeerd, maar het werkt niet. Wat ik ook probeer, als ik mail naar het betreffende e-mailadres (met een ander mailadres) krijg ik niet de automatische e-mail.
Klopt het dat de automatische e-mail die je maakt en dan opslaat als standaard antwoord in je concepten blijft bestaan?
Dat je de e-mail niet ontvangt op het andere e-mailadres is inderdaad een teken dat het niet werkt. Maar als het wél werkt, zie je ook gewoon in Gmail dat de email verstuurd is, dit zie je ook niet gebeuren? Ik heb mijn beschreven stappen nogmaals doorlopen, en dat is wel de manier hoe het werkt. Wat betreft concept, je kunt deze verwijderen. Maar het kan handig zijn die gewoon te laten staan voor als je een kleine aanpassing aan de e-mail wilt maken, en vanuit de concept mail sla je het dan weer op om te gebruiken als autoresponder email.