Als ondernemer heb je te maken met zakelijke kosten, investeringen en afschrijvingen op investeringen. Hoe verhouden zakelijke kosten en investeringen zich tot elkaar. Wat is het verschil? En hoe moet je afschrijven op investeringen? In dit artikel geef ik daarom antwoord op de vragen:
- Wat zijn zakelijke kosten?
- Zakelijke kosten in één keer aftrekken of spreiden?
- Hoe bereken je het bedrag van de afschrijvingen?
Klik je op de links in dit artikel, dan kom je erachter dat dit simpelweg een handige uiteenzetting is van informatie die op de website van de Belastingdienst is te vinden.
Heb je de basiskennis van boekhouden nog helder voor de geest? Dit is dat de boekhouding van je onderneming altijd bestaat uit een balans en een winst- en verliesrekening. Een balans is een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van je onderneming. De winst-en-verliesrekening geeft een overzicht van de opbrengsten en kosten van een onderneming over een bepaalde periode. Het verschil tussen de opbrengsten en de kosten wordt het resultaat genoemd (een winst of een verlies).
Wat zijn zakelijke kosten?
Volgens de Belastingdienst mogen zakelijke kosten van de opbrengsten afgetrokken worden. Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming en de kosten die rechtstreeks op je onderneming betrekking hebben.
Zakelijke kosten zijn volledig aftrekbaarder. Als ondernemer ben je vrij om te bepalen welke kosten je voor de onderneming maakt en hoeveel. Daar bemoeit de belastingdienst zich gewoonlijk niet mee. Als duidelijk is dat de kosten volledig zijn gemaakt voor de zakelijke belangen van je onderneming, accepteert de Belastingdienst de kosten als aftrekpost.
Onder zakelijke kosten vallen ook de aanloopkosten. Dat zijn kosten die zijn gemaakt met de duidelijke bedoeling een onderneming tot stand te brengen. Kosten die je dus hebt gemaakt voordat de onderneming van start ging.
Kosten die zowel een zakelijk als een persoonlijk karakter hebben, zijn niet volledig aftrekbaar. In dat geval is alleen het zakelijke deel aftrekbaar, geldt er een aftrekbeperking of zijn de kosten niet aftrekbaar. Je kunt dit lezen in het overzicht met mogelijk aftrekbare zakelijke kosten.
Zakelijke kosten in één keer aftrekken of spreiden?
Kosten die betrekking hebben op 1 jaar trek je in één keer af in het jaar waarin je ze hebt gemaakt. Er zijn twee redenen wanneer je kosten niet in één keer af mag trekken en de kosten gespreid in mindering moeten worden gebracht:
- Je doet een investering. Dit zijn kosten die te maken hebben met de aanschaf van bedrijfsmiddelen. Deze bedrijfsmiddelen gebruik je meerdere jaren in je onderneming. Zodoende moet je de aanschafkosten van zaken die je een aantal jaren in je onderneming gebruikt ook gespreid van de opbrengsten van je onderneming aftrekken: het zogenoemde afschrijven. Hierop is wel een uitzondering. Koop je een bedrijfsmiddel voor minder dan € 450? Dan trekt je het bedrag wel in één keer af als kosten.
- Het zijn vooruitbetaalde kosten. Dit zijn kosten die betrekking hebben op meerdere jaren (zoals vooruitbetaalde huur). Als je voor je onderneming in een bepaald jaar zulke kosten maakt, verdeelt je deze over de jaren waarin je verwacht nut van deze kosten te hebben.
Zakelijke kosten die je in één keer mag aftrekken van je opbrengsten zie je dus alleen in de winst- en verliesrekening. Investeringen komen voor de aanschafkosten op de balans te staan en worden afgeschreven. De waardedaling van deze bedrijfsmiddelen is de jaarlijkse afschrijving. De afschrijving komt als kostenpost voor in de winst- en verliesrekening. Op die manier worden de aanschafkosten dus niet in één keer maar gespreid over meerdere jaren van de opbrengsten afgetrokken. Hetgeen nog niet afgeschreven is, blijft met de restwaarde als bezit op de balans staan.
Hoe bereken je het bedrag van de afschrijvingen?
De meest gebruikte methode om de afschrijving te berekenen is de zogenoemde lineaire methode. Je schrijft dan per jaar een vast percentage af van het verschil tussen de aanschafkosten en de restwaarde. De formule voor deze berekening van de afschrijving luidt: afschrijving per jaar = (aanschafkosten – restwaarde) : vermoedelijke gebruiksduur. Is de vermoedelijke gebruiksduur korter dan 5 jaar, dan moet je toch in 5 jaar afschrijven. De afschrijving is per jaar namelijk maximaal 20% op de aanschafkosten van het bedrijfsmiddel.
Voorbeeld: je koopt een zakelijke telefoon. De aanschafprijs bedraagt € 1.000, de vermoedelijke gebruiksduur is 3 jaar en de restwaarde na 3 jaar is € 0. Er moet echter in 5 jaar afgeschreven worden omdat je per jaar maximaal 20% op de aanschafkosten mag afschrijven. Berekening van de afschrijving: (€ 1.000 – € 0) : 5 = € 200 per jaar. Als je een bedrijfsmiddel maar een deel van het jaar hebt gebruikt, dan mag je alleen over dat deel afschrijven. Stel dat je de telefoon op 1 oktober hebt gekocht, dan mag je over dat jaar afschrijven: 3/12 x € 200 = € 50.
Geef een reactie